Письмо Управления МНС РФ по г. Москве
от 17 марта 2000 г. N 30-08/1/10843
"О порядке оформления организациями возврата товара покупателем"

В связи с многочисленными запросами о порядке оформления возврата покупателям денежных средств Управление Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по г.Москве сообщает следующее.
В соответствии с "Типовыми правилами эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением", утвержденными Минфином 30.08.93 N 104 и в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 г. N 132 об утверждении "Унифицированных формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин" применяется следующий порядок оформления возврата товара в день покупки (до закрытия смены и снятия отчета), как надлежащего так и не надлежащего качества:
- возврат денежной суммы производится из операционной кассы организации по чеку, выданному в данной кассе, и только при наличии на чеке подписи директора (заведующего) или его заместителя. На сумму возврата оформляется акт о возврате товара по форме КМ-3 (до 01.01.99 форма N 54). Акт составляется в одном экземпляре членами комиссии.
Погашенные (первоначальные) чеки наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом сдаются в бухгалтерию (где они должны храниться при текстовых документах за данное число).
Суммы, выплаченные по возвращенным покупателям и неиспользованным кассовым чекам, записываются в "Книгу кассира-операциониста" в графу 16, и на итоговую сумму уменьшается сумма выручки за данный день.
В случае предъявления покупателем кассового чека на несколько наименований товара предприятие может выдать покупателю взамен копию чека, заверенную администрацией предприятия.
Прием от покупателя возвращенного товара оформляется накладной, которая составляется в двух экземплярах, один из которых прикладывается к товарному отчету, другой вручается покупателю, и являются основанием для получения денежной суммы за возвращенный товар.
Порядок оформления возврата товара покупателем не в день покупки (по истечении рабочего дня после закрытия продавцом смены и снятии Z-отчета) определен письмом Центрального банка России от 04.10.1993 N 18 "Об утверждении порядка ведения кассовых операций в РФ" и "Методическими рекомендациями по учету оформления операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли", утвержденными письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.96 N 1-794/32-5 в следующем порядке.
В соответствии с п.5 ст.18 Закона РФ "О защите прав потребителей" (в ред. Федерального закона от 17.12.99 N 212-ФЗ) при возврате потребителем товара ненадлежащего качества отсутствие у него кассового чека не является основанием для отказа в удовлетворении его требований (расторжение договора купли-продажи и возврата денег). Для целей определения полноты оприходования выручки возврат товара ненадлежащего качества может быть произведен без предъявления покупателем кассового чека, но только в том случае если установлен факт и условия покупки, и он доказан покупателем.
Фактом, удостоверяющим покупку, в данном случае могут являться другие документы, подтверждающие покупку, такие как товарный чек, гарантийный талон, и т.д. В случае отсутствия у потребителя указанных документов это не лишает его возможности ссылаться на свидетельские показания в подтверждение факта и условия покупки.
Фактом, подтверждающим покупку, может служить контрольная лента, которая должна храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет (Постановление СМ РФ от 30 июля 1993 г. N 745 "Об утверждении Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и Перечня отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин".
Возврат денег осуществляется только из главной кассы организации на основании письменного заявления покупателя с указанием фамилии, имени, отчества и только при предъявления документа, удостоверяющего личность (паспорт или документа его заменяющего). Для возврата денег покупателю из главной кассы предприятия, составляется расходно-кассовый ордер (форма КО-2) также с обязательным указанием фамилии, имя, отчества покупателя и его паспортных данных или иного документа удостоверяющего личность (порядок составления и оформления утвержден Постановлением государственного комитета РФ по статистике от 18.08.98г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации").
Прием от покупателя возвращенного товара оформляется накладной, которая составляется в двух экземплярах, один из которых прикладывается к товарному отчету, другой вручается покупателю, и являются основанием для получения денежной суммы за возвращенный товар.
На основании перечисленных документов и в регистрах бухгалтерского учета предприятия должны производится соответствующие бухгалтерские записи.
При несоблюдении вышеперечисленных требований к оформлению возврата денежных средств покупателям за возвращенный товар, к организациям должны быть применены штрафные санкции в соответствии с п.9 Указа Президента РФ от 23.05.94 года N 1006 "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей".

Заместитель руководителя Управления
Государственный советник
налоговой службы III ранга А.А.Родионов

Таким образом возврат не в день покупки осуществляется только из главной кассы пердприятия на основании заявления. Никаких свидетелей при этом не требуется.

Свидетели нужны когда чек утерен и возврат происходит в день покупки.

О порядке оформления и отражения в бухучете возврата товара ненадлежащего качества см. также письмо Управления МНС по г. Москве от 31 декабря 1999 г. N 03-12/20731